회의를 하면서 회의록을 작성하는 문화를 가지고 있는 회사들이 매우 많다. 회의록을 아예 작성하지 않는 회사도 있고, 작성을 해도 전혀 뒷처리가 안되는 회사도 있다.
회의는 회사의 가장 중요한 업무 중 하나이며 중요한 결정을 하고 부서간의 의견을 조정하고 업무를 나누고 서로 협업을 하기 위한 수단이다. 그런데 회의는 회의대로 진행하고 후속 조치를 제대로 하지 않는다면 반쪽 짜리 회의가 된다. 하지만 많은 회사들이 아직 회의 문화와 회의록 작성 문화가 아직 부족한 것이 현실이다.
아래 회의록에 관련된 질문 중에 우리 회사는 어디쯤 와 있을까?
- 회의록은 따로 작성하지 않는다. 그냥 알아서 처리한다.
- 회의 참석자 중에 우연히 꼼꼼한 사람이 있으면 작성하기도 한다. 하지만 대대분 작성하지 않는다.
- 회의 시작전에 회의록 작성자를 꼭 지정하여 회의록을 작성한다.
- 회의록을 녹취록처럼 작성한다.
- 회의록에는 회의에서 논의된 주요한 내용을 기록하고 결정사항, Action Item을 별도로 정리한다.
- 회의록에 결정 사항이 있기는 하지만 언제까지 누가 해야 하는지 적지는 않는다.
- Action item은 누가 언제까지 해야하는지 구체적으로 명시한다.
- 회의가 끝난 후 결정사항과 Action item을 참석자들에게 다시 한번 상기시킨다.
- 회의록은 회의 종류 후 바로 보내지 않고 별도로 정리해서 다음날 또는 그후에 보낸다.
- 회의록은 회의 참석자들에게만 Email로 배포한다.
- 회의록을 회의 참석자 외에도 관련자 모두에게 배포한다.
- 회의록의 Action item은 별로도 챙기지 않는다. 담당자가 알아서 진행한다.
- 회의록은 시스템에 저장이 되어서 철저하게 추적하고 챙긴다.
질문은 이것 저것 섞여 있지만 그 속에 어느 정도 힌트가 있다.
회의록에는 결정사항, Action item이 담당자와 due date까지 포함해서 적혀야 하며 회의가 끝나자마자 관련자 모두에게 배포를 해야하며 Action item은 잘 추적이 되어야 한다.
이렇게 하기 위해서 그냥 Email로 배포를 하는 것도 좋은 방법이지만 이슈관리시스템을 쓰는 것도 좋다.
일단 이슈관리시스템에 등록이 되면 보통 전직원에게 공유가 되고 Action item은 하나씩 sub-task나 이슈의 형태로 등록을 해 놓으면 철저하게 추적이되고 누락되는 일이 없다. 대충 처리하지 않고 뭉개고 싶은 일들도 이슈관리시스템에 등록된 이상 무시할 수 없는 일이 된다. 이슈관리시스템을 이용하는 것은 회의록을 잘 활용하기 위한 하나의 Tip이고 중요한 것은 회의와 회의록 문화이다.
이는 다른 개발 문화들보다 좀더 쉽게 정착할 수 있는 일이니 아직 부족하다고 생각하면 시도를 해보자.
image by Joe Shlabotnik
